Le périmètre fonctionnel du module de gestion des documents d’archives couvre l’ensemble des opérations permettant de gérer, d’archiver et de préserver les documents d’archives.

Schéma du modèle conceptuel OAIS

La solution est conforme à la norme OAIS (Open Archival Information System/ Système ouvert d’archivage de l’information).

Elle se compose de différentes entités:

• Gestion des entrées et des versements : permettant l’identification des archives versées, leur localisation, leur métrage, la traçabilité du service versant, etc…
• Gestion des magasins et des espaces de stockage : avec la création d’une cote adresse, la gestion des locaux vacants et des unités d’archives, l’établissement de procès-verbaux de récolement, l’édition de statistiques, la visualisation des magasins d’archivage.
• Gestion des éliminations et des révisions : avec l’intégration d’un tableau de gestion, la gestion des opérations de tri et d’élimination, l’édition de bordereaux d’élimination et de statistiques.
• Gestion de l’accès aux documents d’archives (consultations et prêts) : avec la gestion des espaces de consultation sur place, la gestion des prêts à l’extérieur, la communication et l’édition des statistiques
• Pilotage statistique : permettant de garder une traçabilité de toutes les opérations effectuées pour la gestion et la conservation des fonds d’archives. Fonctionnalité dédiée au pilotage.
• Autres fonctionnalités : importation et/ou exportation des données, module GED (Gestion Electronique des Documents), Gestion des utilisateurs…

Ce module web, destiné à tous les professionnels amenés à enrichir les bases de documentation d’archives (bases d’indexation au format ISAD-G, notices descriptives ISAAR-CPF et ICA-ISDF, bases multimédia et catalogage des collections), permet la saisie ainsi que le catalogage des documents grâce à des masques de saisie personnalisés à chaque type de document.

Fonctionnalités

Ce module permet :

• de maîtriser tous les flux de contenu des bases au travers des fonctionnalités d’ajout, modification, suppression, et consultation des données
• de manipuler des métadonnées structurées
• de gérer des notices descriptives
• d’associer URLs, documents plein-texte et multimédia
• de contrôler la qualité de toutes les saisies
• d’effectuer des recherches documentaires puissantes
• de cataloguer en respectant les normes ISAD-G, ISAAR-CPF et ICA-ISDF

La solution permet de gérer plusieurs fonds d’archives. Chaque fonds peut être stocké dans une table de données dédiée, par exemple :

• la base des fonds d’archives
• la base iconographique

Auxquelles s’ajoutent des listes d’autorités :

• les autorités communes
• les autorités de la base des fonds d’archives
• les autorités de la base iconographique Le contenu des tables de production peut être structuré de manière hiérarchique

Par exemple, la base peut être organisée sur 2 ou 3 niveaux de description :

• au premier niveau, le niveau Versement
• au second niveau, le niveau Dossier
• au troisième niveau, le niveau Pièce

Pour alimenter cette base, la saisie s’effectue donc de manière structurée :

• saisie d’une notice de niveau Versement
• saisie d’une ou plusieurs notices de niveau Dossier en lien avec la notice de niveau Versement créée précédemment
• saisie d’une ou plusieurs notices de niveau

Ce module permet d’éditer des instruments de recherche et offre des fonctionnalités riches de recherche incluses dans Cadic Intégrale (texte intégral, outils linguistiques, nuages de mots, facettes, recherches alternatives).