Records Management
La solution Records Management permet une gestion électronique de documents qui peut être couplée à des fonctionnalités de workflow documentaire, notamment pour la mise en œuvre de circuits de publication, de validation des procédures qualité… Elle permet également l’archivage électronique des documents.
La solution Records Management permet une gestion électronique de documents qui peut être couplée à des fonctionnalités de workflow documentaire, notamment pour la mise en œuvre de circuits de publication, de validation des procédures qualité… Elle permet également l’archivage électronique des documents.
  • La solution Records Management permet une Gestion Électronique de Documents qui peut être couplée à des fonctionnalités de workflow documentaire, notamment pour la mise en œuvre de circuits de publication, de validation des procédures qualité… Elle permet également l’archivage électronique des documents.

    Fonctionnalités

    • La solution de gestion électronique de documents permet d’associer tout type de document aux notices descriptives. Lors de l’enregistrement de la notice, les documents numériques de type « texte » sont indexés, ce qui permet d’effectuer des recherches en texte intégral sur le contenu des documents. De même, trois définitions (vignette, écran, haute définition) des images associées sont générées pour leur affichage dans les formulaires selon le contexte.
    • La solution permet également de mettre en oeuvre des circuits simples de dépôt de documents sans alertes ni changement automatique de statut, dont les étapes standards sont :
      – dépôt
      – vérification/validation
      – approbation/diffusion
    • Le composeur de texte inclus dans la solution permet de saisir du texte riche, notamment pour la production de produits documentaires (revue de presse, dossier thématique, …) et pour la saisie des champs notes, sommaires, résumés, dans les notices descriptives.
  • Complémentaire au module GED, le module WorkFlow documentaire permet de gérer les transmissions de documents entre utilisateurs de Cadic Intégrale et de suivre le circuit de validation dans un contexte de travail collaboratif : suivi du statut des documents aux différentes étapes de saisie et de validation, des numéros de versions, des règles et procédures de transmission entre les acteurs du workflow, gestion du cycle de vie.

    Fonctionnalités

    Le module Workflow permet l’automatisation de procédures, en vue d’optimiser et rationaliser les flux de travail où les documents, les informations ou les tâches sont transmises d’un participant à l’autre selon des règles et des procédures définies.

    Ce module possède des règles de saisie propres à la gestion de circuit de validation. Ces règles sont paramétrées dans les formulaires de chaque étape et conditionnent l’avancement du statut des documents dans le circuit et les alertes aux utilisateurs selon leur rôle dans le circuit.

    Un circuit de document suit en général les étapes suivantes:

    1. Un «auteur» dépose un document et initialise un Workflow de publication.
    2. Le document suit un circuit de validation de «N» étapes. Chacune de ces étapes est validée ou invalidée par les différents acteurs du workflow selon leur rôle dans le circuit. Ces intervenants peuvent être avertis par mail de la réception du document à valider, enrichir son contenu, effectuer des remarques….
    3. Le document est diffusé pour des profils précis d’utilisateurs, en appliquant les droits d’accès associés au document.

    Exemple de schéma de workflow

  • Le module CdVd vous permet de réaliser des applications embarquées sur support externe (CD-ROM et DVD-ROM), incluant toutes les fonctionnalités de recherche de Cadic Intégrale pour une consultation de tout ou partie de vos fonds documentaires, en situation de mobilité, sans accès distant à l’application.

    La facilité de mise en oeuvre d’une application ne nécessite aucun apprentissage particulier : vous concevez votre application CdVd de la même manière que votre site ou votre portail Cadic Intégrale habituel en suivant les étapes classiques.

    Fonctionnalités

    Le module offre les fonctionnalités suivantes :

    • Accès à toutes les fonctionnalités globales de  Cadic Intégrale en recherche, consultation, navigation, multimédia et gestion de droits.
    • Filtrage des documents que vous souhaitez diffuser dans votre application.
    • Possibilité de générer une nouvelle édition de l’application en lançant une procédure de mise à jour.
    • Les échanges avec le serveur  Cadic Intégrale sont entièrement automatisables selon des critères d’extraction dynamiques (dates des documents, etc…), et peuvent être incrémentaux pour ne transférer que les modifications et nouveautés.
  • Le module Archivage des tables permet d’effectuer l’archivage total ou partiel des bases documentaires et des documents de GED associés. Le module Archivage couplé au module CdVd permet de stocker sur support physique les fonds archivés.

    Ce module propose trois type d’archivage :

    1. Création d’une nouvelle table dont la structure est identique à la table source.
    2. Récupération des fichiers et des notices de la table source par compression au format .zip. Toute la structure de la table est archivée.
    3. Récupération des notices au format .xml de la table source par compression au format .zip. Seules les notices sont archivées.

    Fonctionnalités

    Ce module offre les fonctionnalités suivantes :

    • Archivage des tables en lignes
    • Copie des documents et images
    • Archivage aux formats natif, xml, compressé (zip)
    • Possibilité de purge des tables

    Le module Archivage couplé au module CdVd vous permet de stocker vos bases d’archives sur support physique.