La solution Records Management permet une Gestion Électronique de Documents qui peut être couplée à des fonctionnalités de workflow documentaire, notamment pour la mise en œuvre de circuits de publication, de validation des procédures qualité… Elle permet également l’archivage électronique des documents.

Fonctionnalités

• La solution de gestion électronique de documents permet d’associer tout type de document aux notices descriptives. Lors de l’enregistrement de la notice, les documents numériques de type « texte » sont indexés, ce qui permet d’effectuer des recherches en texte intégral sur le contenu des documents. De même, trois définitions (vignette, écran, haute définition) des images associées sont générées pour leur affichage dans les formulaires selon le contexte.
• La solution permet également de mettre en oeuvre des circuits simples de dépôt de documents sans alertes ni changement automatique de statut, dont les étapes standards sont :
  – dépôt
  – vérification/validation
  – approbation/diffusion
• Le composeur de texte inclus dans la solution permet de saisir du texte riche, notamment pour la production de produits documentaires (revue de presse, dossier thématique, …) et pour la saisie des champs notes, sommaires, résumés, dans les notices descriptives.

Complémentaire au module GED, le module WorkFlow documentaire permet de gérer les transmissions de documents entre utilisateurs de Cadic Intégrale et de suivre le circuit de validation dans un contexte de travail collaboratif : suivi du statut des documents aux différentes étapes de saisie et de validation, des numéros de versions, des règles et procédures de transmission entre les acteurs du workflow, gestion du cycle de vie.

Fonctionnalités

Le module Workflow permet l’automatisation de procédures, en vue d’optimiser et rationaliser les flux de travail où les documents, les informations ou les tâches sont transmises d’un participant à l’autre selon des règles et des procédures définies.

Ce module possède des règles de saisie propres à la gestion de circuit de validation. Ces règles sont paramétrées dans les formulaires de chaque étape et conditionnent l’avancement du statut des documents dans le circuit et les alertes aux utilisateurs selon leur rôle dans le circuit.

Un circuit de document suit en général les étapes suivantes:

1. Un «auteur» dépose un document et initialise un Workflow de publication.
2. Le document suit un circuit de validation de «N» étapes. Chacune de ces étapes est validée ou invalidée par les différents acteurs du workflow selon leur rôle dans le circuit. Ces intervenants peuvent être avertis par mail de la réception du document à valider, enrichir son contenu, effectuer des remarques….
3. Le document est diffusé pour des profils précis d’utilisateurs, en appliquant les droits d’accès associés au document.

Exemple de schéma de workflow